Concepto de nómina

Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina. Este concepto se ha utilizado en las organizaciones de manera polisemántica, por ejemplo, podemos hallar algunos conceptos en diccionarios de sinónimos, como lista, catálogo, relación, registro, enumeración, detalle, entre otros.

La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Destaca el hecho de que se tenía que recabar la firma en ese documento, de los que recibían los haberes.

Schantz, T. (2015). Cálculo de nómina [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/impuestos-contar-pagar-740202/

Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina. La nómina puede definirse como:

El documento de control administrativo, en el cual se consignan las percepciones y deducciones de uno o varios trabajadores que integran una organización en un periodo determinado.

Definición de nómina

Las percepciones se refieren a los diversos conceptos que se proporcionan a los trabajadores por motivo de su trabajo, entre los que podemos considerar el salario, el pago por laborar horas extras, premios de puntualidad, etcétera.

Las deducciones se refieren a los diversos conceptos que se descuentan a los trabajadores por motivo de su trabajo, entre los que podemos mencionar el impuesto sobre la renta (ISR), la cuota obrero-patronal, que se entrega al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), y otros.

Marco legal de las nóminas

Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917. En este artículo se establece el apartado A, que se refiere a los obreros, jornaleros, empleados, domésticos, artesanos y de una manera general, a todo contrato de trabajo; el apartado B hace referencia a los Poderes de la Unión, al Gobierno del Distrito Federal y sus trabajadores.

Nuestro estudio de la nómina se fundamentará en el apartado A y en las leyes laborales que emanan del mismo, las cuales establecen que en la elaboración de la nómina se deben cubrir requisitos legales en cuanto a su presentación y resguardo; entre los más importantes se encuentran:

Código Fiscal de la Federación

El Código Fiscal de la Federación establece, en su artículo 67, que:

Las facultades de las autoridades fiscales, para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años, contados a partir del día siguiente a aquél en que:

1. Se presentó la declaración del ejercicio, cuando se tenga obligación de hacerlo. Tratándose de contribuciones con cálculo mensual definitivo, el plazo se computará a partir de la fecha en que debió haberse presentado la información que sobre estos impuestos se solicite en la declaración del ejercicio del impuesto sobre la renta. En estos casos, las facultades se extinguirán por años de calendario completos, incluyendo aquellas facultades relacionadas con la exigibilidad de obligaciones, distintas de la de presentar la declaración del ejercicio.

Procedimiento para la elaboración de una nómina

Este procedimiento inicia por la definición de los salarios y las prestaciones que les serán otorgados a los trabajadores y, posteriormente, la presentación de alta de los empleados, la determinación de deducciones, la elaboración de la nómina, la elaboración de reportes y recibos, el pago de salarios y prestaciones, su contabilización y cierre.

Otro elemento importante, y que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento derivado de salarios y prestaciones, es el establecimiento de políticas de pago, las cuales otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados. El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización. En el siguiente diagrama se muestran los pasos de este procedimiento; si analizamos bien este diagrama encontramos tres pasos anteriores, que son aquellos requisitos previos a la elaboración de este procedimiento de la nómina.

Procedimiento para la elaboración de nóminas. [Diagrama basado en Orozco, L. (2012), p. 28.]

A continuación, se mencionan los pasos específicos del procedimiento para la elaboración de nóminas:

El procedimiento de nómina debe comprender todo lo relacionado con ella, independientemente de quien lo haga dentro de la organización: contabilizar la nómina o calcular las provisiones de gratificación o de prima vacacional son parte del proceso de nómina porque están basados en datos del empleado y en los pagos efectuados a éstos.

Lo mismo sucede con las declaraciones y pagos al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), o con el cálculo del subsidio acreditable o el porcentaje de riesgo de trabajo.

Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado. Así como proporcionar información a las revisiones de las autoridades fiscales, ya se trate del dictamen para el seguro social o para la SHCP, a través de declaraciones o del dictamen para efectos fiscales.