Cómo diseñar diagramas
de flujo administrativos

Unidad de Apoyo para el Aprendizaje

Iniciar

Introducción


En este tema abordaremos la manera de elaborar diagramas de flujo administrativos. Un diagrama de flujo se define, a grandes rasgos, como la representación gráfica del flujo o secuencia de pasos para realizar una actividad; tiene como característica principal indicar la secuencia del procedimiento en cuestión, las áreas involucradas y los responsables de su ejecución.

Esta representación gráfica se realiza a través de formas y símbolos para diagramar la actividad, procedimiento, entre otros elementos; por ello, es importante tener presente la metodología que debe llevarse a cabo mediante la identificación de aquellos símbolos que se emplean, su significado y aplicación dentro del ámbito de los sistemas, procesos, procedimientos, etc.

La representación gráfica es muy importante, ya que permite la comprensión de las actividades que la componen; facilita la capacitación del personal de nuevo ingreso; coadyuva en la comprensión de su ejecución para aplicar las mejoras necesarias y permite conocer los documentos que se generan en la realización de éstos. En sí, la representación gráfica es un elemento visual, común y entendible para todos; en el caso de los procesos y procedimientos, como ya se mencionó, permite su comprensión y entendimiento.

Los pasos para elaborar un diagrama de flujo son:

  1. Identificar el inicio y el final del proceso.
  2. Analizar todo el proceso.
  3. Definir los pasos del proceso.
  4. Elaborar una especie de borrador del diagrama de flujo.
  5. Presentar el borrador a todos los involucrados.
  6. Realizar los ajustes en el diagrama.
  7. Verificar la secuencia del diagrama contra proceso real.

Actualmente, en las organizaciones, los diagramas de flujo son considerados como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método, sistema, proceso, procedimiento, etc.



El estudio de este tema te permitirá:

Distinguir las etapas de entrada, proceso y salida, así como el flujo de interacción para el diseño de procedimientos administrativos a través de diagramas de flujo, que permitan a las organizaciones un mayor y mejor control de las actividades.

Concepto



Concepto

El diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso o procedimiento; también se le conoce como “fluxograma”, “flujograma”, “gráfico de un diagrama” o “mapeo de procesos”.

diagrama de flujo


Figura 1. Ejemplo de diagrama de flujo.
Geralt. (2014). Planificación de producto / estructura organizacional / proceso de trabajo. Tomada el 26 de septiembre de 2017 de: http://bit.ly/1TbrVHe

Kramis (1994)

Lo define como “la representación gráfica de los hechos o información relativos, que suceden durante una serie de acciones u operaciones” (p. 61). Se le puede llamar, también, diagrama de procesos.

diagrama de flujo


Figura 2. Diagrama de flujo para calcular el mayor de dos números.

El análisis de las operaciones es muy importante; se requiere de la habilidad para identificar sus elementos: proveedor, entrada, proceso, salida y cliente. En la medida en que se identifiquen éstos, se comprenderá mejor el proceso. El diagrama de flujo facilitará este análisis.

Ejemplo:

diagrama de flujo


Figura 3. Diagrama de flujo para planear una fiesta de cumpleaños.

Rodríguez (2002)

Diagramar los procesos mediante unos símbolos nos permitirá:

diagrama de flujo


Figura 2. Diagrama de flujo para calcular el mayor de dos números.

De esta forma, los procesos y los procedimientos definen la forma de hacer las cosas en la organización.

Muchas de las empresas (micro, pequeña y mediana) no tienen definido sus procesos de una manera racional. Si convenciéramos a estas organizaciones de la importancia que tiene definir sus procesos y luego plasmarlos por escrito, veríamos que la productividad, los accidentes de trabajo y la rotación del personal disminuirían notablemente, aunado a que los recursos tendrían un mejor aprovechamiento.

Terminología y simbología


Se puede entender, en la terminología de los procesos y procedimientos, que, simbología es el conjunto de símbolos que se utilizan para representar gráficamente cada una de las operaciones que se realizan dentro de los procesos.

Dependiendo del tipo de diagrama de flujo, se utilizará una simbología determinada. Básicamente, se utilizan figuras geométricas que se relacionan con actividades cotidianas y repetitivas; por ejemplo, existe una forma de representar los procesos, llamada OTIDA. Se cree que el OTIDA es una derivación de los 18 movimientos que propuso la pareja Gilbreth (los Therbligs, cabe mencionar, es la inversión del apellido de los Gilbreth).

Son cinco los símbolos del OTIDA.

Tabla simbólica OTIDA


Tabla simbólica OTIDA.


Por otro lado, la ISO requiere, dentro de los ocho puntos que deben tener los procesos para su certificación, una representación gráfica de sus procedimientos; para ello, sugiere que se utilicen rectángulos (operaciones), rombos (decisiones), flechas (dirección del flujo del proceso), un símbolo que representa los documentos: círculos (conectores); en fin, diversos símbolos.

Tabla simbólica ISO


Tabla simbólica ISO.


De acuerdo con la simbología basada en el método ANSI tenemos los siguientes:

Tabla simbólica ANSI


Tabla simbólica ANSI.


En la metodología ANSI se utilizan los símbolos:

Simbología ASME


Simbología ASME.

Tipos de diagramas de flujo


Existen diversos tipos de diagrama de flujo; para ello, analizaremos las siguientes tablas de acuerdo a diferentes autores o instancias:

Tipos de diagrama según Joaquín Rodríguez Valencia


Tipos de diagrama según Joaquín Rodríguez Valencia (2002).


Oficina Internacional del Trabajo


Oficina Internacional del Trabajo.


Tipos de diagrama según Franklin
Tipos de diagrama según Franklin
Tipos de diagrama según Franklin
Tipos de diagrama según Franklin


Tipos de diagrama según Franklin (2009).

Diseño


Por supuesto, en el diseño de los procedimientos existen principios básicos para formular y diagramar la descripción de procedimientos administrativos; formularlos no es cosa sencilla, requieren de algún tiempo para su elaboración, por lo que no se podría dar un tiempo exacto para su construcción. Sin embargo, de acuerdo al número de actividades a realizar, se podría dar un tiempo estimado o estándar como el siguiente:


Actividades a realizar en un diagrama.


Actividades a realizar en un diagrama.


Para comenzar con el diseño, es necesario:

  1. Identificar el objetivo.
  2. Definir donde comienza y termina el procedimiento.
  3. Determinar cuáles son todos los pasos del procedimiento.
  4. Establecer, de manera cronológica, la secuencia de los pasos.
  5. Plasmar cada uno de los pasos en el diagrama de flujo, a través de la metodología seleccionada (simbología).
  6. Verificar si el diagrama del proceso esta correcto y la simbología se utilizó correctamente.
  7. Ponerlo en práctica y verificar si ¿el proceso esta funcionado de manera correcta?, ¿las personas entienden lo que deben realizar siguiendo el diagrama?, ¿no existen pasos repetidos o redundantes?
  8. Realizar las correcciones que sean necesarias (simplificación de procedimientos).

Recomendaciones para su diseño:

  1. Utilizar la simbología más adecuada para el proceso.
  2. Mantener la secuencia y uniformidad.
  3. Nombrar cada paso del proceso, donde todos los involucrados puedan identificarlo con ese nombre.
  4. Utilizar flechas para indicar la dirección del flujo de los pasos del proceso o procedimiento.
  5. Dibujar el proceso o procedimiento, donde el flujo principal comienza de arriba hacia abajo, o de izquierda a derecha.
  6. Todos los símbolos deben ir conectados.
  7. A un símbolo pueden llegarle varias líneas, pero de él, sólo saldrán dos: sí o no.
  8. A un símbolo de inicio no le llegan líneas, parten de él.
  9. De un símbolo de fin no parte ninguna línea.

Incluir aspectos de forma (nombre del proceso, fecha, página, quien elabora, quien autoriza, etc.)

Equipos que dirigen cosas

A pesar del hecho de que muchos líderes se refieren a un grupo subalterno como equipo, pocos grupos realmente lo son, y los grupos que se convierten en verdaderos equipos rara vez piensan en sí mismos como equipos, porque están demasiado enfocados en los resultados de desempeño; sin embargo, la oportunidad para dichos equipos incluye grupos de los niveles más altos de la empresa hasta los niveles divisionales o funcionales. Ya sea que estén a cargo de miles de personas o sólo de unas cuantas, mientras el grupo supervisa ciertos asuntos, programa continuo o actividad funcional significativa, es un equipo que dirige cosas.

A continuación, se presenta un ejemplo:

Nombre del procedimiento: En caso de recibir una alerta de asalto en sucursal.

Objetivo: Contar con la capacidad de respuesta inmediata para atender una situación crítica y para asegurar la continuidad de las operaciones de la sucursal, ante la ocurrencia de emergencias o contingencias diversas.

Pasos (narrativa):


Relación entre el responsable y su actividad


Relación entre el responsable y su actividad.


Oficina Internacional del Trabajo


Diagrama de flujo en caso de asalto.
Frías, E. (2009). Manual de procedimientos del área de seguridad bancaria (tesis de licenciatura). México: Facultad de Contaduría y Administración, UNAM.

Actividad. Símbolos para diagramar procedimientos administrativos

Cada actividad u operación de un procedimiento está representada en el diagrama de flujo por un símbolo; así pues, es importante establecer o utilizar una simbología adecuada y no modificarla, para que los diagramas sean uniformes y representen lo mismo para cualquier persona que interprete.

De acuerdo a la siguiente tabla, relaciona cada símbolo de la metodología ANSI para elaborar diagramas de flujo.


Autoevaluación 1. Diseño de diagramas de flujo

Para diseñar diagramas de flujo es necesario que los pasos del procedimiento lleven una secuencia lógica y ordenada, y que no cambien de posición.

Con base en ello, la siguiente actividad consiste en realizar un esquema denominado diagrama de flujo: forma en que se puede representar gráficamente un procedimiento.

A continuación, se presenta la secuencia de un procedimiento muy sencillo y cotidiano, denominado: “Cómo preparar un huevo para otra persona”.

Autoevaluación 2. Diagramas de flujo administrativos

Para el diseño de diagrama de flujo de procedimientos administrativos se debe utilizar la simbología adecuada, así como seguir las reglas para su construcción; puede incluir información adicional necesaria, según el propósito, procurando hacerla lo más concreta posible.

Fuentes de información

Básicas

Kramis, J. (1994). Sistemas y procedimientos administrativos: metodología para su aplicación en instituciones privadas y públicas (4.ª ed.). México: Universidad Iberoamericana.

Franklin, E. (2009). Organización de empresas (3.ª ed.). México: McGraw-Hill.

Rodríguez, J. (2002). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos (3.ª ed.). México: ECASA.

Complementaria

Koontz, H. y Heihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global (13.ª ed.). México: Mc Graw-Hill.


Cómo citar

Texto correspondiente a esta sección.