Los sistemas de información
Los sistemas de información
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados y organizados entre sí para realizar una tarea en común. Los sistemas de información son exactamente eso, un conjunto de elementos organizados que poseen una frontera o límite. Este sistema también cuenta con un orden que lo gobierna; sus elementos se interrelacionan y se comunican. Su tarea es facilitar la información a quien la necesita en el momento que la requiera.
Al término de la unidad, revisarás los diferentes sistemas de información que existen en una organización, a través de sus conceptos y características principales, con el fin de identificar cómo puedes facilitar el acceso a la información a quien la necesita.
La información es uno de los insumos más importantes para toda organización; con ella se satisfacen las necesidades informativas de los recursos humanos, permitiéndoles desempeñarse con mayor eficiencia.
Así, dependiendo de la organización, existen diversos sistemas de información:
Los sistemas de información para organizaciones empresariales, por ejemplo, se diseñan con base en factores como el costo-beneficio; sin embargo, para los sistemas enfocados a servir a organismos públicos, este factor no es tan importante como el de servicio a un alto número de usuarios. Es decir, dependiendo del tipo de organización a que pertenezca o dé servicio el sistema de información, se confeccionará su planeación y diseño.
| Tipos organizacionales del sistema de información | |
| Empresa | Se trata de de los sistemas de información que forman parte de la industria de la información y cuyo fin es hacer negocio a través de la explotación de los recursos de información. |
| Organismo público | Son los sistemas de información que forman parte del gobierno. |
| Organismo de la sociedad civil | Son los sistemas de información formados por la sociedad y cuyo fin primordial no es el costo - beneficio. |
| Morales, V. (2010). Tipos organizacionales del sistema de información [tabla]. Tomada de La perspectiva organizacional de los sistemas de información: El estudio organizacional del sistema de información, p. 148 | |
El sistema de información como tal posee recursos humanos que lo trabajan y también pueden ser sus usuarios; tiene sus propias metas (recuperar la información y entregarla a quien la necesita en el momento que la requiere), estructura, entradas, salidas y procesos; tiene su entorno externo e interno y sus propias fronteras; además, utiliza una determinada tecnología. Con base en esto, se puede decir que, por sí mismo, el sistema de información es una organización.
Esto quiere decir que el sistema de información deberá dirigirse hacia la misma dirección que la organización, proveyendo a los miembros de la misma todo lo que requieren para alcanzar sus metas.
Para lograrlo, la misma organización segmenta sus necesidades informativas y le brinda al sistema información de una estructura organizacional diseñada para atender a cada segmento. De esta manera, habrá sistemas de información dedicados a las áreas funcionales, áreas operativas y toma de decisiones en las áreas estratégicas.
Otro enfoque para el estudio de los sistemas de información presentada por Valentino Morales (2010) es ver al sistema de información como un proceso dentro de la organización. Desde esta óptica, el sistema de información se coloca de forma transversal en la organización, facilitando en ella el flujo de comunicación y la administración de la información. Además la estructura tecnológica, el factor costo-beneficio y la seguridad son de suma importancia.
Sistema de información visto como un proceso dentro de la organización
En este enfoque, se analizan las implicaciones que tiene la información en el interior de la organización; su principal implicación es que, gracias a ella, es posible construir conocimiento, lo que en las organizaciones empresariales se transforma en una ventaja competitiva. Esto hizo que se insertara dentro del nivel funcional un subnivel en la estructura de las organizaciones más grandes y líderes en su ramo; este nuevo nivel se enfoca a dar servicios a los trabajadores del conocimiento. De esta manera, la estructura de las empresas que aprenden posee cuatro niveles y cada uno de ellos tiene su sistema de información:
El sistema de información apoya en la elaboración de los planes estratégicos de la organización.
El sistema de información apoya en toma de decisiones, proporcionando informes periódicos de resultados.
El sistema de información apoya en el control del flujo de documentos.
El sistema de información monitorea las acciones y transacciones rutinarias de la organización.
El siguiente esquema presenta los principales tipos de sistemas de información en una organización.
Olivera, K. (2017). Niveles estructurales de la organización y los sistemas de información [esquema]
Cuando se analiza un sistema de información, lo que verdaderamente se estudia es el comportamiento de la información dentro del sistema, su manejo y el resultado de ese manejo. Uno de los pioneros en el estudio de la información fue el norteamericano Robert Taylor, quien se enfocó en el análisis de los procesos dentro de los sistemas de información. Partiendo de algunos de los planteamientos de Vickery en Information Science in theory and practice sobre la idea de que la información es para usarse y para todos, se debe hacer todo para recuperarla, registrarla y transferirla.
La transferencia se manifiesta a través de los productos de información que materializan las salidas del sistema de información. Taylor hace énfasis en el valor de estas salidas al asegurar que es posible determinar el valor del contenido informativo y de los recursos de información que dan vida a la salida. El valor del contenido se determina respecto a si es o no útil para tomar una decisión. El valor de los recursos de información dependerá del nivel de efectividad que brinde cada proceso del sistema de información.
Taylor clasifica cuatro procesos:
Si el sistema organiza, analiza y evalúa la información y apoya al usuario a tomar decisiones en su desempeño laboral, independientemente del nivel en que labora, entonces los recursos del sistema le generan “valor” al mismo.
Para Taylor, las actividades de todo sistema de información son:
Si cumple estas tareas, se está hablando de un sistema de información.
Como revisaste en este tema, la información es uno de los insumos más importantes para toda organización, por ello, identificar sistemas que permitan facilitar el acceso a dicha información resultará indispensable en cualquier institución.
Es tiempo de conocer cuánto has aprendido en este tema. Para ello, realiza la siguiente actividad.
Bibliografía
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Documentos electrónicos
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