Fuentes de Información
para el Análisis de Puestos:
Ventajas y Desventajas

Unidad de Apoyo para el Aprendizaje

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Introducción

El análisis de puestos es un proceso que consiste en investigar, describir y registrar el objetivo de un puesto de trabajo, sus principales cometidos y actividades, así como las condiciones bajo las que se realizan los conocimientos, habilidades y aptitudes precisas. Para realizar este proceso es necesario recurrir a fuentes primarias y secundarias de información.

En esta unidad podrás revisar diferentes métodos para recoger información para el análisis de puestos, así como sus ventajas y desventajas. Posteriormente podrás realizar actividades de aprendizaje y una autoevaluación para corroborar los conocimientos adquiridos y, de ser necesario, podrás revisar nuevamente la información para corregir cualquier error que haya surgido.



Personas en una sala de juntas

Análisis de fuentes de información

El estudio de este tema te permitirá:

Identificar las fuentes primarias y secundarias de información, a partir de sus ventajas y desventajas, con el fin de saber cómo recoger información para el análisis de puestos.

Fuentes primarias de recolección de información


Las fuentes primarias recaban la información sobre el ocupante de un puesto de trabajo, solamente de su ocupante. A continuación, se describen este tipo de fuentes.


Documentos, disquete, entrevista, reunión, un ojo y una encuesta

Fuentes de información primarias


Observación directa

Es una de las técnicas más comunes por su eficiencia e, históricamente, una de las más antiguas. Su empleo es muy eficaz en estudios de tiempos y movimientos. El analista observa directamente al trabajador en pleno ejercicio de sus funciones y anota en la cédula correspondiente los puntos clave de sus indagaciones. Es la más adecuada para trabajadores que realizan funciones manuales sencillas, repetitivas y de fácil verificación. Se recomienda complementarla con una entrevista al ocupante o a su supervisión.


Ventajas Desventajas
  • Veracidad de datos.
  • No requiere paralizar al ocupante del puesto.
  • Ideal para puestos sencillos y repetitivos.
  • Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica
    del análisis de puestos: ¿qué hace?, ¿cómo lo hace?, ¿para qué lo hace?, ¿dónde lo hace?
  • Alto costo por requerir su aplicación tiempo prolongado.
  • Sin el contacto directo con el ocupante, no permite obtener datos relevantes.
  • Contraindicado para puestos no sencillos y repetitivos.
Tabla 1. Listado de ventajas y desventajas de la observación directa como fuente de información en una organización

Diarios y anotaciones

“Se pide al titular del puesto de trabajo que registre en un diario sus actividades a intervalos regulares. Cada día ocupa una o dos páginas”. (Dolan, 2003, p. 32)


Ventajas Desventajas
  • Útiles para trabajos que abarcan periodos relativamente largos.
  • Especial para puestos de nueva creación.
  • Hay que concentrarse en las actividades más que en los resultados.
  • Es tan personal que pueden perderse detalles importantes.
  • Exige habilidades de redacción para el ocupante.
Tabla 2. Listado de ventajas y desventajas de diarios y anotaciones como fuente de información en una organización

Consultas técnicas

Consiste en recabar información de una serie de fuentes, como ocupantes del puesto, supervisores o consultores con especialidad en el tema. (Rimsky, 2005)


Ventajas Desventajas
  • Se aplica especialmente a puestos de contenido estandarizado,
    como ingeniería o contabilidad. Genera información confiable,
    ya que permite verificar y ampliar la información ofrecida por el titular
    del puesto con otros empleados.
  • El tipo de puesto a los cuales se puede aplicar es limitado.
Tabla 3. Ventaja y desventaja de la consulta técnica como fuente de información en una organización

Entrevistas individuales

La entrevista la hace un analista en un primer contacto y luego la corrobora un jefe inmediato, a fin de validar las declaraciones obtenidas por medio de un contacto directo y verbal con el candidato al puesto. “Se puede hacer con uno solo de ellos o ambos, juntos o separados”. (Chiavenato, 2007, p. 176)

Con una buena estructura de entrevista, se puede obtener información del ocupante para el puesto, y cruzar información conseguida de trabajadores de otros puestos similares.

Además, este enriquecimiento se realiza a través de la adaptación continua de los cargos, lo que implica una reorganización y ampliación del cargo para proporcionar adecuación al ocupante y aumentar su satisfacción intrínseca a través de la variedad, autonomía, significado de las tareas, identidad de tareas y retroalimentación.


Ventajas Desventajas
  • Los entrevistados tienen la oportunidad de presentarse ante
    los empleadores con sus propias palabras.
  • Es probable que se tenga la libertad de expresión y manifestación
    de las habilidades necesarias para ocupar el puesto.
  • Los empleadores tienen la posibilidad de darse una idea de la
    personalidad del solicitante.
  • Algunos solicitantes pueden sentir cierta incomodidad
    y nerviosismo, por lo que pueden olvidar detalles
    importantes y dar mala impresión.
  • Las entrevistas pueden ocupar demasiado tiempo.
  • Interviene el juicio y criterio del entrevistador, por lo que
    los resultados pueden no ser los adecuados.
Tabla 4. Listado de ventajas y desventajas de la entrevista individual como fuente de información en una organización

Se recomienda utilizar este tipo de entrevista para las empresas que requieren cubrir muchos puestos de trabajo y no es posible invertir mucho tiempo en el proceso de selección.

Entrevistas de grupo

Consisten en entrevistar a todos los ocupantes del puesto cuando se trata de un gran número de puestos similares y de naturaleza rutinaria; o bien, eligiendo a algunos representantes de ese puesto. Es muy importante que los trabajadores entrevistados confirmen la información recabada o algún supervisor.


Ventajas Desventajas
  • Proporcionan información procedente de una amplia variedad de personas,
    con lo que la aceptación es mayor.
  • El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado.
Tabla 5. Listado de ventajas y desventajas de la entrevista grupal como fuente de información en una organización

Cuestionario abierto

Persona escribiendo en una libreta

Cuestionario abierto

El empleado o su jefe inmediato son los que llenan un cuestionario para el análisis del puesto que, posteriormente, el analista del puesto procesará para su estudio. (Chiavenato, 2007)

Cuestionario estructurado

“Es un cuestionario escrito o electrónico que contiene una serie de preguntas que limitan las respuestas del ocupante del puesto a una lista de frases predeterminadas”. (Rimsky, 2005, p. 46)


Ventajas Desventajas
  • Permite recoger mucha información.
  • Produce respuestas más exactas debido a lo restringido de las mismas.
  • En trabajos en los que no se requiere un buen nivel de formación
    del empleado, éste puede tener dificultades para contestar
    las preguntas del cuestionario, por lo que puede requerir
    una asistencia cercana del analista.
  • Su preparación consume mucho tiempo.
Tabla 6. Listado de ventajas y desventajas del cuestionario estructurado como fuente de información en una organización

Fuentes secundarias de recolección de información


Además de las fuentes anteriores, existen otras posibilidades de adquirir información valiosa que complemente un buen análisis de puestos: las fuentes secundarias. Se trata de información sobre el puesto de trabajo proveniente de documentos o herramientas internas y externas de la organización, como las expuestas a continuación.


Computadora, libros, revistas, periódicos, DVD y CD Fuentes de información secundarias

Organigramas

“Los organigramas muestran la división del trabajo en toda la organización, la manera en que se relaciona el puesto en cuestión con otro puesto y dónde encaja en toda la organización. El organigrama debe indicar el nombre de cada posición y, por medio de líneas de interconexión, quién informa a quien y con quién habrá de comunicarse el empleado”. (Dessler y Varela, 2003, p. 27)


Ventajas Desventajas
  • Permite definir quién le reporta al puesto y qué puestos
    le reportan al puesto analizado.
  • Permite una visión generalizada.
  • No ofrece información sobre el contenido de los puestos.
  • La información es muy esquemática y no abarca todos los puestos.
Tabla 7. Listado de ventajas y desventajas del organigrama como fuente de información en una organización

Manuales de políticas y procedimientos

Manuales de políticas y procedimientos

Manual de políticas y procedimientos

Ayudan en la medida que aportan información importante acerca de algunas actividades que pudiera desarrollar un empleado. (Ivancevich, 2005)


Publicaciones de asociaciones profesionales

Las asociaciones pueden arrojar información, aunque sea limitada, acerca de los puestos. (Ivancevich, 2005)


Ventajas Desventajas
  • Se trata de información ya examinada y procesada por analistas expertos.
  • Se obtiene información específica que no se encontraría de otra manera.
  • Puede tratarse de información muy general.
  • Puede contener mucha información difícil de aplicar
    a los puestos específicos de la empresa.
Tabla 8. Listado de ventajas y desventajas de publicaciones de asociaciones profesionales como fuente de información en una organización

Bitácoras

También denominadas diarios, las bitácoras se usan para que los empleadores supervisen cada una de las actividades y el tiempo que se invierte en ellas. De esta manera, proporcionan un panorama completo del puesto. (Dessler y Varela, 2003)


Ventajas Desventajas
  • Pueden aprovechar la alta tecnología, dictáfonos,
    computadoras, localizadores, cámaras digitales.
  • Con estos apoyos la información no corre el riesgo de
    no registrarse por olvidos al término de jornada.
  • El empleado puede tratar de exagerar algunas actividades.
  • El empleado puede restar importancia a otras actividades.
Tabla 9. Listado de ventajas y desventajas de la bitácora como fuente de información en una organización

Metas y objetivos de la organización

Cuando la empresa tiene un sistema de planeación de recursos humanos integral, puede tener metas y objetivos bien definidos, los cuales, necesariamente, incluyen el diseño, análisis y ocupación de puestos de trabajo actuales y futuros, según los planes de conservación o expansión de la organización.


Ventajas Desventajas
  • El análisis de puesto se alinea a los objetivos estratégicos de la
    organización y a los objetivos de las áreas de recursos humanos.
  • En algunos casos, puede no permitir la rápida actualización de puestos.
Tabla 10. Ventaja y desventaja de las metas y objetivos de la organización como fuente de información en una organización

Documentación existente sobre el puesto

De igual manera, puede contribuir a enriquecer la información de este proceso el análisis de la documentación relacionada con el puesto, como manuales de organización, gráficos de procesos, manuales de funcionamiento de la maquinaria, manuales de procedimientos, organigramas, así como la misión visión, políticas, objetivos y metas organizacionales.


Ventajas Desventajas
  • Permiten conocer los orígenes de los puestos y su justificación.
  • Permiten conocer el número de tareas.
  • Delimitan las responsabilidades del puesto.
  • Podrían tratarse sólo de documentos históricos no actualizados.
  • Mucha de su información puede referirse a puestos
    ya inexistentes o desactualizados.
Tabla 11. Listado de ventajas y desventajas de la documentación existente sobre el puesto como fuente de información en una organización

Actividad. Identificando las fuentes primarias y secundarias

En este tema revisaste las fuentes primarias y secundarias, las cuales permiten la recolección de información para el análisis de puestos.

Es muy importante que puedas identificar dichas fuentes, ya que son una herramienta básica para analizar los diferentes puestos de trabajo en las organizaciones. El siguiente paso es revisar los conocimientos adquiridos, para ello, deberás seleccionar el tipo de fuente al que corresponden las siguientes fuentes de información.

Indica si las siguientes fuentes de información para analizar los puestos de trabajo corresponden a las fuentes primarias o secundarias.


Autoevaluación. Ventajas y desventajas de las fuentes de información para el análisis de puestos

En esta unidad se estableció que para realizar un análisis de puestos es necesario recurrir a fuentes primarias y secundarias de información, por lo que es importante identificar tanto sus ventajas como desventajas, para saber en qué momento sí o no pueden utilizar dichas fuentes para analizar los diferentes puestos que compone una organización.

El siguiente paso es verificar si adquiriste los conocimientos sobre este tema, para lo cual deberás relacionar algunas ventajas y desventajas que tienen relacionadas con las fuentes de información que permiten el análisis de puestos.

Arrastra el nombre de cada una de las fuentes de información, hacia su Ventaja o Desventaja correspondiente.

Fuentes de información

Básicas

Bibliografía


Chiavenato, I. (2007). Administración de recursos humanos. Bogotá: McGraw-Hill.

Dessler G. y Varela, J. (2003). Administración de recursos humanos: enfoque latinoamericano. México: Pearson-Prentice Hall.

Dolan, S. Valle, R, Jackson, S y Schuler, R. (2003). La gestión de los recursos humanos: Preparando profesionales para el siglo XXI (2.a edición). Madrid: McGraw-Hill.

Ivanevich, J. (2005). Administración de recursos humanos (9.a edición). México: McGraw-Hill.

Rimsky, T. (2005). Administración de la remuneración total. Nuevos sistemas de pago al personal (J. L. Rodríguez Tepezano, trad.). McGraw-Hill Interamericana.


Documentos electrónicos


Jiménez, E., Hernández G., Santiago M. y Flores, N. (2017). Recursos humanos. Apunte electrónico [Versión electrónica]. México: SUAYED-UNAM-FCA. Consultado el 24 de octubre de 2017 de http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/20172/informatica/3/apunte/LI_1260_30096_A_RecursosHumanos_VI.pdf


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