La administración, en su categoría de universalidad, permite a todo profesionista desarrollar tanto su pensamiento como sus funciones y responsabilidades dentro de las organizaciones, de una manera exitosa. Ese éxito, llamado también resultado efectivo y eficiente, es sin duda alguna el objetivo principal de esta disciplina, y no sería posible si no contáramos con las técnicas y herramientas que la administración nos proporciona. El proceso administrativo es considerado, desde la escuela clásica, como el principal y único motor que nos dejará aplicar la administración como una herramienta técnica. Por eso, es importante que conozcas la definición, etapas y ventajas que éste te proporciona, ya que son conocimientos básicos para tu práctica profesional. Posteriormente, podrás realizar actividades de aprendizaje y una autoevaluación para corroborar los conocimientos adquiridos y, si es necesario, podrás revisar nuevamente la información para reforzar tus conocimientos.
El proceso administrativo
Como ciencia, la administración exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y elaboración de teorías que rompan con sistemas rutinarios e improvisaciones.
Éstas son algunas de las características de la administración que dan como resultado el uso de la herramienta más importante del administrador, después del método científico: el proceso administrativo.
Pilares de la administración
(s. a.) (2015). Administrador [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/ordenador-port%C3%A1til-mujer-caf%C3%A9-943558/
El administrador debe mostrar una capacidad de pensamiento, orden y sistematización al analizar problemas. En este sentido, el uso adecuado del proceso administrativo evita improvisaciones, nutre una cultura gerencial cada vez más preparada y coadyuva en la creación de generaciones que apliquen un paradigma organizacional con fundamentos universales.
Para definir el proceso administrativo, es necesario saber primero cuáles son los elementos que lo componen. Al igual que un procedimiento, todo proceso está formado por etapas, pero en este caso es cíclico: donde termina la última etapa del proceso hay una conexión con la primera etapa, y se reinicia el proceso tantas veces como sea necesario. Así, el nuevo proceso es retroalimentado por el anterior, es decir, la última etapa, llamada control, sirve para planear la nueva jornada de trabajo. En consecuencia, el proceso administrativo es un conjunto de fases que permiten que se lleve a cabo la práctica profesional de la administración.
Etapas del proceso administrativo
Aunque suelen mencionarse sólo cuatro etapas del proceso administrativo —planeación, organización, dirección y control—, hay modelos que presentan variantes, ya que los autores tienen puntos de vista y enfoques diferentes, como lo presenta el siguiente cuadro:
Autor | Número de etapas | Etapas |
Henri Fayol | Cinco | Planeación, organización, dirección, coordinación y control |
Harold Koontz | Cinco | Planeación, organización, integración, dirección y control |
George Terry | Cuatro | Planeación, organización, ejecución y control |
David R. Hampton | Cuatro | Planeación, organización, dirección y control |
Agustín Reyes Ponce | Seis | Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control |
José Antonio Fernández Arena | Tres | Planeación, implementación y control |
Etapas del proceso administrativo, según algunos autores
No hay, pues, un modelo universal, ni para el número de etapas ni para su semántica. Por ejemplo, algunos llaman dirección o comando a la implementación, otros ni siquiera la nombran. Hay modelos que incluyen la contratación de personal, por ejemplo, el modelo de Megginson, aunque parece más una función de personal que una fase del proceso administrativo; sin embargo, es válida porque no hay regla que diga lo contrario.
En primer lugar, la naturaleza del proceso administrativo se basa en la universalidad, orden, flexibilidad, efectividad y disciplina con que se realiza cada una de las etapas o fases del mismo; es decir, los gerentes pueden aplicarlo sin importar el tipo de empresa y en cualquier nivel de la organización, directivo o de supervisión. En este sentido, Sergio Hernández y Rodríguez (2002) dice:
Altmann, G. (2014). Gerente [imagen]. Tomada de https://pixabay.com/es/empresario-inicio-puesta-en-marcha-696971/
Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever su funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada y organizada una empresa, es factible dirigir y controlar; además cualquier empresa en el mundo, al aplicar el proceso administrativo, mejorará continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad (p. 192).
Eficiencia es efectuar determinada actividad bien y con el menor costo posible; eficacia, hacer las cosas como consecuencia de los objetivos; efectividad, el conjunto de los dos términos anteriores.
Por otra parte, es importante adelantar, a manera de síntesis, en qué consiste cada etapa del proceso administrativo.
Se establecen metas y objetivos, es decir, los cursos de acción a seguir. Responde a las preguntas qué se quiere hacer y con qué.
Se ordenan y se distribuyen el trabajo de manera estructurada y sistematizada entre el personal, para alcanzar los objetivos. Responde a la pregunta cómo se va a hacer.
Su objetivo es que los miembros de la organización realicen determinada tarea con voluntad y gusto, y así contribuyan al logro de los objetivos. Responde a la pregunta cómo se está haciendo.
Se comparan los resultados con lo planeado a fin de asegurarse que las actividades se llevaron a cabo de acuerdo con el plan establecido. Responde a la pregunta cómo se ha realizado.
Ahora bien, la administración, como toda ciencia, está basada en leyes o principios —Fayol prefirió la denominación principio, porque es más flexible y se adapta a cualquier circunstancia, tiempo y lugar—. Así, cada etapa del proceso está regida por principios, destinados a optimizar los recursos y la relación de éstos con las organizaciones y el ser humano.
Al igual que el método científico en la ciencia, el proceso administrativo responde a una necesidad básica: delimitar en fases o etapas todo el procedimiento de las tareas de un administrador. Ahondemos cómo lo entienden los autores que citamos en la introducción.
Con base en los criterios anteriores, podemos concluir que el estudio del proceso administrativo tiene cuatro etapas básicas y está conformado por dos fases principales: mecánica —planeación y organización—, en donde se da respuesta a las interrogantes de qué se va a realizar y cómo, y dinámica —dirección y control—, cuya implantación permite ver con mayor claridad lo que se está haciendo y evaluarlo.
Actividad. Identificando las etapas del proceso administrativo
En este tema, revisaste las etapas del proceso administrativo, de acuerdo a diferentes autores de la materia. Como vimos en esta unidad, el proceso administrativo es una herramienta fundamental de la práctica administrativa; por eso, es importante que identifiques sus etapas y en qué consiste cada una de ellas. Ahora es el momento de saber si has adquirido estos conocimientos; para ello, deberás seleccionar falso o verdadero, según los enunciados presentados a continuación.
Autoevaluación. Definición, etapas y ventajas del proceso administrativo
En este tema, revisaste la definición, etapas y ventajas del proceso administrativo, de acuerdo a lo expuesto por diferentes autores en la materia. Como viste en esta unidad, el proceso administrativo es una herramienta fundamental de la practica administrativa; por eso, es importante que identifiques sus características. El siguiente paso será revisar si efectivamente te has apropiado de estos conocimientos, para lo cual deberás completar cada una de sus definiciones, con sus nombres correspondientes.