Proceso Administrativo:
Definición, Etapas y Ventajas

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Introducción


La administración, en su categoría de universalidad, permite a todo profesionista desarrollar tanto su pensamiento como sus funciones y responsabilidades dentro de las organizaciones, de una manera exitosa. Ese éxito, llamado también resultado efectivo y eficiente, es sin duda alguna el objetivo principal de esta disciplina, y no sería posible si no contáramos con las técnicas y herramientas que la administración nos proporciona. El proceso administrativo es considerado, desde la escuela clásica, como el principal y único motor que nos dejará aplicar la administración como una herramienta técnica. Por eso, es importante que conozcas la definición, etapas y ventajas que éste te proporciona, ya que son conocimientos básicos para tu práctica profesional. Posteriormente, podrás realizar actividades de aprendizaje y una autoevaluación para corroborar los conocimientos adquiridos y, si es necesario, podrás revisar nuevamente la información para reforzar tus conocimientos.




El proceso administrativo


El estudio de este tema te permitirá:

Revisar la definición, etapas y ventajas del proceso administrativo, de acuerdo con los diferentes autores que aquí se presentan, con el fin de que puedas identificar las características de esta herramienta fundamental de la administración.

Definición





Como ciencia, la administración exige en su desarrollo teórico y práctico un estilo de pensamiento sistematizado, con bases sólidas en la investigación y elaboración de teorías que rompan con sistemas rutinarios e improvisaciones.

Éstas son algunas de las características de la administración que dan como resultado el uso de la herramienta más importante del administrador, después del método científico: el proceso administrativo.


Pilares de la administración



El proceso administrativo es la creación más grande que pudo haberse inventado en la historia del pensamiento administrativo. Desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, pues le ha dado una capacidad de abstracción mucho más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más enfocados a las necesidades de las organizaciones.




(s. a.) (2015). Administrador [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/ordenador-port%C3%A1til-mujer-caf%C3%A9-943558/

El administrador debe mostrar una capacidad de pensamiento, orden y sistematización al analizar problemas. En este sentido, el uso adecuado del proceso administrativo evita improvisaciones, nutre una cultura gerencial cada vez más preparada y coadyuva en la creación de generaciones que apliquen un paradigma organizacional con fundamentos universales.

Para definir el proceso administrativo, es necesario saber primero cuáles son los elementos que lo componen. Al igual que un procedimiento, todo proceso está formado por etapas, pero en este caso es cíclico: donde termina la última etapa del proceso hay una conexión con la primera etapa, y se reinicia el proceso tantas veces como sea necesario. Así, el nuevo proceso es retroalimentado por el anterior, es decir, la última etapa, llamada control, sirve para planear la nueva jornada de trabajo. En consecuencia, el proceso administrativo es un conjunto de fases que permiten que se lleve a cabo la práctica profesional de la administración.



Etapas



Etapas del proceso administrativo






Aunque suelen mencionarse sólo cuatro etapas del proceso administrativo —planeación, organización, dirección y control—, hay modelos que presentan variantes, ya que los autores tienen puntos de vista y enfoques diferentes, como lo presenta el siguiente cuadro:




Autor Número de etapas Etapas
Henri Fayol Cinco Planeación, organización, dirección, coordinación y control
Harold Koontz Cinco Planeación, organización, integración, dirección y control
George Terry Cuatro Planeación, organización, ejecución y control
David R. Hampton Cuatro Planeación, organización, dirección y control
Agustín Reyes Ponce Seis Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control
José Antonio Fernández Arena Tres Planeación, implementación y control

Etapas del proceso administrativo, según algunos autores



No hay, pues, un modelo universal, ni para el número de etapas ni para su semántica. Por ejemplo, algunos llaman dirección o comando a la implementación, otros ni siquiera la nombran. Hay modelos que incluyen la contratación de personal, por ejemplo, el modelo de Megginson, aunque parece más una función de personal que una fase del proceso administrativo; sin embargo, es válida porque no hay regla que diga lo contrario.

En primer lugar, la naturaleza del proceso administrativo se basa en la universalidad, orden, flexibilidad, efectividad y disciplina con que se realiza cada una de las etapas o fases del mismo; es decir, los gerentes pueden aplicarlo sin importar el tipo de empresa y en cualquier nivel de la organización, directivo o de supervisión. En este sentido, Sergio Hernández y Rodríguez (2002) dice:


Altmann, G. (2014). Gerente [imagen]. Tomada de https://pixabay.com/es/empresario-inicio-puesta-en-marcha-696971/

Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever su funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez planeada y organizada una empresa, es factible dirigir y controlar; además cualquier empresa en el mundo, al aplicar el proceso administrativo, mejorará continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad (p. 192).


Eficiencia es efectuar determinada actividad bien y con el menor costo posible; eficacia, hacer las cosas como consecuencia de los objetivos; efectividad, el conjunto de los dos términos anteriores.



Por otra parte, es importante adelantar, a manera de síntesis, en qué consiste cada etapa del proceso administrativo.


Planeación

Se establecen metas y objetivos, es decir, los cursos de acción a seguir. Responde a las preguntas qué se quiere hacer y con qué.

Organización

Se ordenan y se distribuyen el trabajo de manera estructurada y sistematizada entre el personal, para alcanzar los objetivos. Responde a la pregunta cómo se va a hacer.

Dirección

Su objetivo es que los miembros de la organización realicen determinada tarea con voluntad y gusto, y así contribuyan al logro de los objetivos. Responde a la pregunta cómo se está haciendo.

Control

Se comparan los resultados con lo planeado a fin de asegurarse que las actividades se llevaron a cabo de acuerdo con el plan establecido. Responde a la pregunta cómo se ha realizado.


Ahora bien, la administración, como toda ciencia, está basada en leyes o principios —Fayol prefirió la denominación principio, porque es más flexible y se adapta a cualquier circunstancia, tiempo y lugar—. Así, cada etapa del proceso está regida por principios, destinados a optimizar los recursos y la relación de éstos con las organizaciones y el ser humano.


Ventajas



Macou, J. (2015). Ventajas o beneficios [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/manos-pulgadas-dedos-vale-%C2%A1bravo-722452/

El proceso administrativo presenta las siguientes ventajas:
a) Permite visualizar un panorama general y fácil de entender. Es decir, las actividades pueden ser identificadas, enseñadas y practicadas.
b) Proporciona un avance significativo para el estudio de la administración.
c) No se contradice con los aportes de otras escuelas: puede adoptarlos, usarlos y proporcionar mejoras.
d) Es flexible: depende de la situación de que se trate.
e) Ayuda a los gerentes o responsables a poner en práctica sus conocimientos y habilidades, en tanto determina los objetivos y la mejor manera de alcanzarlos.
f) Su proceso es tan sencillo que permite a los gerentes entender fácilmente el problema y cómo resolverlo.
g) Proporciona directrices claras que ayudan a la aplicación correcta de la administración.
h) No es mecánico, cada una de sus fases requiere o se sirve de los valores, convicciones, objetivos, recursos con los que se cuenta y el medio en el que se opera.



Al igual que el método científico en la ciencia, el proceso administrativo responde a una necesidad básica: delimitar en fases o etapas todo el procedimiento de las tareas de un administrador. Ahondemos cómo lo entienden los autores que citamos en la introducción.


Con base en los criterios anteriores, podemos concluir que el estudio del proceso administrativo tiene cuatro etapas básicas y está conformado por dos fases principales: mecánica —planeación y organización—, en donde se da respuesta a las interrogantes de qué se va a realizar y cómo, y dinámica —dirección y control—, cuya implantación permite ver con mayor claridad lo que se está haciendo y evaluarlo.



Actividad. Identificando las etapas del proceso administrativo

En este tema, revisaste las etapas del proceso administrativo, de acuerdo a diferentes autores de la materia. Como vimos en esta unidad, el proceso administrativo es una herramienta fundamental de la práctica administrativa; por eso, es importante que identifiques sus etapas y en qué consiste cada una de ellas. Ahora es el momento de saber si has adquirido estos conocimientos; para ello, deberás seleccionar falso o verdadero, según los enunciados presentados a continuación.


Autoevaluación. Definición, etapas y ventajas del proceso administrativo

En este tema, revisaste la definición, etapas y ventajas del proceso administrativo, de acuerdo a lo expuesto por diferentes autores en la materia. Como viste en esta unidad, el proceso administrativo es una herramienta fundamental de la practica administrativa; por eso, es importante que identifiques sus características. El siguiente paso será revisar si efectivamente te has apropiado de estos conocimientos, para lo cual deberás completar cada una de sus definiciones, con sus nombres correspondientes.

Fuentes de información

Bibliografía

Hernández, S. (2002). Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. México: McGraw-Hill.

Documentos electrónicos

Candelas, E., Hernández, F., Montero, G., García, M. E., García, M. P. y García, M. (2017). Fundamentos de administración. Ciudad de México: Sistema Universidad Abierta y Educación a Distancia-Facultad de Contaduría y Administración-UNAM. Consultado el 30 de agosto de 2017 de http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/20172/administracion/1/apunte/LA_1143_20016_A_Fundamentos_de_Administracion.pdf


Cómo citar

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