Tipos de Departamentalización Administrativa

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Introducción


En este tema abordaremos la forma más sencilla de organizar una empresa, es decir, la departamentalización, como regularmente se le conoce.

La departamentalización consiste en separar y agrupar las funciones de una empresa conforme a su naturaleza; en otras palabras, a través de la división del trabajo, donde las diversas tareas se delegan de la manera más lógica, se agrupan todas aquellas actividades similares, dando paso a la especialización.

Hay varios tipos de departamentalización, según el giro, tamaño de la empresa, procesos que lleva a cabo, productos o servicios que ofrece y necesidades de la misma. La empresa puede adoptar diferentes tipos de departamentalización: por producto, por proceso, por función, por tiempo, por clientes, por área geográfica, etc.

Para poder establecer una departamentalización administrativa es necesario llevar a cabo el siguiente proceso:


  • Hacer un listado de cuáles son las funciones de la empresa.
  • Llevar a cabo una clasificación de las funciones.
  • Agrupar las actividades mediante un orden jerárquico.
  • Cada departamento, su existencia y tamaño debe estar acorde con la existencia, giro y tamaño de la organización.
  • A cada una de las áreas que ya fueron agrupadas, asignarles actividades similares.
  • Asignar o especificar cuáles son las relaciones de autoridad, responsabilidad y de relación entre las funciones, los puestos y las áreas (departamentos).
  • Documentar.
  • Mediante un organigrama, plasmar el tipo de departamentalización.

De esta forma, cada uno de estos tipos de departamentalización serán explicados, así como los aspectos que se deben tomar en cuenta para que la departamentalización, en una organización, sea adecuada e incremente su eficiencia, eficacia, efectividad y la ejecución de las funciones.



El estudio de este tema te permitirá:

Describir el proceso de la departamentalización, así como sus diferentes tipos, a través del estudio del giro, tamaño y funciones específicas de las organizaciones, para lograr una administración eficiente en éstas.

Concepto


El hombre se asocia para cubrir sus necesidades; y al hacerlo se percata de que debe dar a esa asociación una estructura, donde cada miembro del grupo tenga asignado un rol en el cual desempeñe actividades específicas.

Lo mismo ocurre con las empresas; éstas, para lograr sus objetivos, tienen que llevar a cabo funciones de mercadotecnia, de operaciones, de finanzas y de recursos humanos. Para realizar estas funciones es necesario que cuente con una estructura de roles, donde cada empleado esté asignado a un área y realice funciones específicas; para tal motivo, las empresas han agrupado en áreas las funciones de una misma naturaleza, y a esta forma básica de estructura se le ha denominado departamentalización: a cada una de estas áreas se le llama departamento, definiendo sus procesos de una manera racional.

Estructura departamental


Figura 1. Estructura departamental

De esta forma, se entiende por departamentalización a la acción de establecer las actividades de una organización por departamentos, áreas, dependencias, etc. Es un proceso por el cual se agrupan actividades o funciones similares y lógicamente relacionadas, con el fin de lograr una especialización que permita a la organización cumplir con su objetivo y obtener los beneficios esperados


Tipos de departamentalización


Por funciones

Es la agrupación de funciones de acuerdo con las actividades que realiza la empresa; un ejemplo son las empresas que cuentan con un departamento de finanzas, uno de operaciones, uno de mercadotecnia y uno de recursos humanos.

Es el método más común de agrupar las actividades, la cual repercute de forma positiva en la especialización. Es un tipo de departamentalización muy utilizado por las pequeñas o medianas empresas y representa un menor costo.


Departamentalización por funciones


Figura 2. Departamentalización por funciones


Por territorio o área geográfica

Cuando las empresas realizan sus operaciones en diversos estados, países o en el área metropolitana, adoptan una departamentalización de acuerdo con el territorio en el que operan; por ejemplo: departamento zona norte, departamento zona sur y departamento zona centro. Este tipo de estructuras son muy utilizadas por empresas internacionales.


Departamentalización geográfica


Figura 3. Departamentalización geográfica


Por producto

La agrupación de actividades se basa en los productos que la empresa ofrece, por ejemplo: departamento de leche, departamento de crema y departamento de yogur. Divide a los departamentos por producto o, bien, por líneas de productos. Es mayormente empleado por empresas grandes que fabrican productos en cantidades considerables.

Departamentalización por producto


Figura 4. Departamentalización por producto


Por clientes

Es la agrupación de actividades basada en los clientes a los que está dirigida la empresa; por ejemplo: departamento de damas, departamento de niños y departamento de caballeros. Está orientada al cumplimiento de las metas. Los productos se diseñan acordes a las necesidades de los usuarios.

Departamentalización por clientes


Figura 5. Departamentalización por clientes


Por tiempos

En algunas empresas la agrupación de actividades se realiza en función del tiempo, debido a que son empresas que trabajan las 24 horas del día y su estructura se basa en los turnos de trabajo; por ejemplo: departamento turno matutino, departamento turno vespertino, departamento turno nocturno.

Departamentalización por tiempos


Figura 6. Departamentalización por tiempos


Conforme va creciendo la organización, va haciéndose más compleja la función de organizar; por ello, las organizaciones grandes con estructuras muy complejas tienden a utilizar varios tipos de departamentalización.

Criterios y recomendaciones para obtener una departamentalización adecuada


Criterios

Se tiene que aplicar el siguiente procedimiento:

a. Listar todas las funciones de la empresa.

b. Clasificarlas de acuerdo a su función.

c. Agruparlas según orden jerárquico.

d. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

e. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos.

f. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.


Ese procedimiento nos permitirá tener un conocimiento específico de la situación de la organización, así como el tipo de departamentalización más adecuado.


Recomendaciones

Para diseñar la estructura de una empresa, mediante la departamentalización, se toma en cuenta:


Recomendaciones para departamentalización


Figura 7. Recomendaciones para una departamentalización adecuada


Uno solo de los criterios antes mencionados no es suficiente para decidir el tipo de departamentalización más apropiado para la empresa, por lo que el administrador tendrá que tomarlos en cuenta a todos. Así, además de su experiencia, esos criterios sopesados permitirán evaluar cuál es la estructura departamental más apropiada, según cada empresa.

Así, podemos ver que las organizaciones necesitan contar con una estructura orgánica para alcanzar sus objetivos y la forma más sencilla de estructurar una empresa es la departamentalización. La estructura orgánica es ese listado de áreas, puestos y niveles jerárquicos de una empresa; además, con el fin de facilitar la lectura, comprensión y evaluación de las estructuras organizacionales se han elaborado organigramas, que justamente, definen de forma gráfica la estructura organizacional, sea cual sea la departamentalización.

Actividad. Tipos de departamentalización administrativa

La departamentalización consiste en decidir el tipo de estructura administrativa que permita homogeneizar, por departamentos, las actividades de una organización, con la finalidad de hacerla más eficiente.

Existen diversos tipos de departamentalización, los más empleados son por función, por área geográfica, por producto y por cliente.


Autoevaluación. La departamentalización administrativa

La departamentalización es un medio para obtener uniformidad en las actividades realizadas en una organización; asimismo, existen factores a considerar para elegir el tipo de departamentalización más adecuado: de acuerdo al producto o servicio; de la función o tipo de trabajo a desempeñar; del tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo y de acuerdo con la ubicación atendida por la organización.

Fuentes de información

Básicas

Franklin, E. (2009). Organización de empresas (3.ª ed.). México: McGraw-Hill.

Kramis, J. (1994). Sistemas y procedimientos administrativos: metodología para su aplicación en instituciones privadas y públicas (4.ª ed.). México: Universidad Iberoamericana.

Rodríguez, J. (2002). Estudio de sistemas y procedimientos administrativos (3.ª ed.). México: ECASA.

Complementarias

Koontz, H. y Heihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global (13.ª ed.). México: McGraw-Hill.


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