Documento electrónico

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Introducción



Actores, herramientas, insumos y fines de la administración.

Imagina a los humanos primitivos realizando las primeras pinturas rupestres. ¿Qué los llevó a plasmar ciertos aspectos de su vida cotidiana de esa manera? ¿Observas ese mismo patrón actualmente? Al parecer, el ser humano, desde que se concibe como tal, ha tenido la necesidad de documentar su vida, todo con el fin de dejar huella de muchos aspectos de su acontecer: antes con las famosas pinturas rupestres y ahora con modernos sistemas informáticos. Así pues, documentar implica dejar evidencias de hechos y actos; el papel, en ese sentido, fue durante mucho tiempo la forma privilegiada en que se realizaba dicha labor. Por ello, no nos extraña que el término documento muchas veces se asocia al de papel (con algún contenido gráfico, principalmente texto). Pero ¿qué es en realidad un documento? Y, sobre todo ¿por qué hoy se habla de documentos electrónicos? ¿Cuál es su importancia? ¿En qué nos afectan?



El estudio de este tema te permitirá:

Identificar qué es un documento electrónico, a través del análisis de sus elementos, usos y su valor, principalmente en el caso de la factura electrónica, para ser consciente de su importancia en la vida cotidiana y usarla provechosamente.

El documento electrónico


Para poder determinar qué es un documento electrónico debemos comenzar por tratar de establecer lo que es un documento en el derecho.



El concepto de documento es muy amplio y comprende todos los objetos que pueden ser llevados ante un juez y que sirven como prueba en un juicio, pues representan un pensamiento o una intención; en ello estriba que no sólo los manuscritos se consideren documentos.




Al hablar de documento electrónicos se alude a casos en los que el lenguaje común, traducido a magnético, constituye la acreditación, materialización o documentación de una voluntad, quizá, ya expresada en las formas tradicionales; así como en que la actividad de una computadora o de una red sólo comprueban o consignan, de manera electrónica, digital o magnética, un hecho, una relación jurídica o una regulación de intereses preexistentes. Se caracterizan porque sólo pueden ser leídos o conocidos mediante la intervención de sistemas o dispositivos traductores que hacen comprensibles las señales digitales.



Por lo tanto, el documento electrónico es aquél cuyo soporte material se da mediante la intervención de sistemas o dispositivos electrónicos, que pueden ser entendidos por el hombre a través las señales digitales.




De tal forma, la computadora o la red son soportes que materializan el mensaje que pretendemos hacer llegar a nuestro interlocutor y, al mismo tiempo, sirven de base para acreditar un hecho jurídico. Su característica principal es que, gracias a los sistemas o dispositivos digitales, podemos comprender las señales que éstos envían y así nos es posible descifrar el mensaje.

Los documentos electrónicos tienen los mismos elementos que un documento escrito en soporte de papel, por los motivos siguientes:






Las características del documento electrónico (que no tienen otro tipo de documentos) son las siguientes:

Haz clic en cada característica para conocer más al respecto

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Inalterabilidad

Es la certeza de que el documento ha permanecido completo, sin haber reinscrito o reutilizado el soporte informático que fue utilizado para su elaboración.

Autenticidad

Significa que su contenido se le atribuye con certeza a un emisor.

Durabilidad

Es toda reproducción indeleble del original que le importe una modificación irreversible del soporte.

Seguridad

El documento privado puede carecer de firma en la medida que por otros medios pueda verificarse la autoría y autenticidad de su elaboración; por tanto, la seguridad depende de la autenticidad e inalterabilidad que rodee el proceso de elaboración y emisión del documento.



El documento electrónico, en sentido estricto, no cuenta con la firma del autor; sin embargo, eso no es motivo para que no se pueda determinar su autoría, ya que existen otros elementos que permiten determinar el medio magnético o electrónico en el que se hizo y, con base en ello, se puede establecer presumiblemente la persona que lo elaboró.

Motivo por el cual es importante cambiar constantemente las claves personales de nuestras computadoras, así como de nuestras cuentas bancarias y demás instrumentos que permitan la elaboración de documentos de esta naturaleza, pues un tercero puede hacer mal uso de él, en un equipo nuestro, y este hecho puede adjudicarse a nosotros.

La validez del documento electrónico


Un documento electrónico tiene el mismo valor de un documento privado y, en consecuencia, su valor probatorio consiste en que tiene un “contenido” que consta en un soporte o “continente”, y concurren en él los requisitos de escrituración y firma, con ciertas particularidades: el soporte es computacional, usa medios de escrituración tecnológica o lenguajes de máquina binarios y es atribuible a quien lo emita y digite las claves, llaves o códigos magnéticos (que son más seguros que las firmas manuscritas).

Así que, por documento electrónico se consideran datos o informaciones que tienen relevancia jurídica, los cuales son transmitidos o registrados por vía electrónica, especialmente a través del procesamiento digital de datos o por medio de simples soportes de sonido.




Geralt. (2017). Binary [fotografía]. Tomado de https://pixabay.com/es/binaria-las-manos-teclado-grifo-2450188/

El documento electrónico en el derecho positivo mexicano


Revisa la siguiente información para conocer más acerca del documento electrónico en el derecho positivo mexicano. Haz clic en las flechas para avanzar y retroceder por la información.






De lo anterior, podemos concluir que el documento electrónico es aceptado en el derecho positivo mexicano sin problema, y no necesita ser previamente valorado por un perito para determinar si puede presentarse en juicio, toda vez que cuenta con un valor probatorio suficiente, al igual que cualquier otro documento privado.

Factura electrónica


Originalmente, la factura documentaba una transacción económica de carácter mercantil entre un comprador y un vendedor, con la finalidad de servir de medio de prueba y poder hacer exigibles las obligaciones de entrega de las mercancías y el pago de las mismas, así como otros deberes accesorios, como el pago de intereses. Sus características, mecánica y valor, se recogieron en los códigos de comercio, a efectos de estandarizar su uso.

La información que proveían esos documentos, al integrarse a la contabilidad, dio la pauta para que las autoridades hacendarias reconocieran su utilidad; en primer lugar, para que los comerciantes realizaran el cálculo de sus impuestos y, en segundo, para que las autoridades llevaran a cabo sus labores de fiscalización.



Hoy, la factura electrónica es un documento que se emite a distancia , vía Internet; comprueba la realización de una operación no sólo de tipo mercantil, sino toda aquélla de tipo económico (como el pago de salarios, la retención de contribuciones, la propiedad de mercancías), entre dos personas. La factura sirve para documentar el evento económico e incorporarlo a la contabilidad de cada parte, y para los efectos fiscales de cada uno de ellos, ante la autoridad fiscal, como lo es el pago de contribuciones.




El Estado mexicano, por medio de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Legislación Fiscal Federal, permite elaborar en forma electrónica facturas de pago y cobro, que los ciudadanos emiten para integrar parte de su contabilidad, de manera rápida y con menos papeleo.

Todo esto lo hacen los comerciantes para tener base de datos electrónicas y baratas, a efectos de evitar papeles acumulados y de revisión lenta.

La factura facilita la reducción de tiempo en su elaboración y pago, permitiendo agilizar el comercio electrónico, con apoyo del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación

De acuerdo con el ordenamiento legal citado, para emitir una factura electrónica el contribuyente debe acreditar los siguientes requisitos:





El SAT lleva un registro fiscal exacto de cada empresa o persona que elabore pagos fiscales mensuales y anuales, sobre todo si llevan contabilidad con facturas electrónicas.

La firma electrónica avanzada (también conocida como FIEL o e-firma) que utiliza el SAT es un mecanismo de autenticidad que identifica a un sujeto cautivo fiscalmente; es personal, única, intransferible y caduca a los cinco años de su expedición.

Toda factura electrónica debe ser firmada utilizando un certificado de sello digital o CSD. Éste es un archivo electrónico con similar estructura a la de la firma electrónica; difiere en que se utiliza únicamente para firmar facturas. Las personas físicas que facturan mediante la aplicación que proporciona el Servicio de Administración Tributaria, pueden utilizar su e-firma, en lugar de un CSD, para certificar sus facturas electrónicas.

Ventajas de la factura electrónica


Las ventajas que puede aportar la factura electrónica, a quien deseé implementarla en su operación, son las siguientes.

Haz clic en cada una para conocer sus características.



•Muchos procesos administrativos serán suprimidos al ser registradas en línea todas las operaciones.

•Rapidez y seguridad en el intercambio de información. Una factura electrónica es mucho más confiable que una factura impresa, ya que el documento original es inalterable y es único; y en caso de modificación puede detectarse.

•Mejor servicio al cliente, debido a que los tiempos de respuesta en la elaboración de la factura se acortan enormemente; incluso el envío de ésta puede realizarse sin ningún problema a través de Internet, utilizando diversos mecanismos como el correo electrónico, una VAN o WiFi.

•Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos. El papel es cada vez menos usual, ya que los documentos ahora son electrónicos y la impresión de éstos es opcional.

•Mejor utilización de espacios físicos. Al no existir documentos impresos no hay que archivar en carpetas, anaqueles, archiveros o cajas; todo puede resguardarse en un disco compacto o en una cinta de respaldo.

•Evita recapturar la información, ya que al ser generada la factura en un sistema electrónico, los datos almacenados en la computadora pueden organizarse de manera que el mismo sistema los registre directamente en la contabilidad.

•Reducción de tiempos de emisión y edición.

•Ciclo de resurtido y facturación.

•Generación de facturas.

Recapitulación


Hasta ahora has visto qué es un documento y los soportes en que se pueden fijar, principalmente en medios electrónicos. También has revisado que son válidos y que existen maneras de poder demostrar su contenido y autoría. Exploraste una de sus especies principales: la factura electrónica, su forma, usos y ventajas. Toca el turno de revisar qué tanto has aprendido al respecto.



Actividad. Revisión del concepto documento electrónico

Cada día será más común el uso de documentos electrónicos que sustituyan a los tradicionales en papel, por lo que es importante saber identificar sus elementos.

En la siguiente actividad, identificarás aspectos del documento electrónico como el soporte donde se fija, su valor, algunas formas de firmarlo y su especie: la factura electrónica.

Autoevaluación. Identificando al documento electrónico

Ya hemos concluido con el tema del documento electrónico y toca probar qué tanto sabemos de él. La siguiente actividad te permitirá probar tus conocimientos sobre el documento electrónico: la identificación de su naturaleza, medios de soporte y usos (principalmente en el ámbito de las facturas).


Fuentes de información

Básicas

Bibliografía

De Miguel, P. (2005). Derecho del comercio electrónico. México: Porrúa.

Reyes, A. (2004). La firma electrónica y las entidades de certificación. México: Porrúa.

Téllez, J. (2009). Derecho Informático. (4.ª ed.). México: Porrúa.



Complementarias

Documentos electrónicos


Grimaldo, M. (31 de 08 de 2017). Apunte electrónico de derecho informático. FCA-UNAM. Disponible en http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/20172/informatica/4/apunte/LI_1361_30096_A_derecho_informatico_V1.pdf


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