Entre los beneficios del desarrollo de políticas de gestión documental podemos identificar los siguientes:

• Realizar sus funciones y actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.
• Prestar servicios al ciudadano y a otras organizaciones públicas o privadas.
• Servir de apoyo y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones en los niveles directivos.
• Proporcionar consistencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración.
• Proporcionar exhaustividad y fiabilidad a la memoria corporativa.
• Disponer de los documentos pertinentes para apoyar la toma de decisiones.
• Ejecutar más eficazmente las actividades en el seno de la organización o institución.
• Evaluar de manera fiable los resultados de la organización.
• Garantizar la continuidad en caso de catástrofe.
• Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas también todas las actividades y funciones del tratamiento archivístico.
• Cumplir con los requisitos de supervisión y auditoría.
• Proporcionar protección y apoyo en litigios y tribunales.
• Justificar derechos y deberes, tanto de la propia organización como de terceras partes.
• Mejorar la seguridad de los documentos y gestionar sólidamente la información sensible de las personas o de carácter confidencial de la propia organización o de terceros.
• Propiciar la eficacia y el ahorro en infraestructuras e instalaciones.
• Garantizar la transparencia y el acceso a las partes interesadas presentes y futuras.
• Aumentar la confianza del cliente, y de la sociedad en general, en relación a la integridad de la organización.
• Proteger los intereses de la organización y los derechos de sus empleados.
• Proporcionar pruebas y evidencias sobre actividades personales, culturales y de las organizaciones.
• Cubrir las obligaciones que exigen los principios de transparencia y rendición de cuentas.
• Proteger, conservar y preservar la memoria corporativa, personal o colectiva.
• Identificar los documentos vitales o esenciales para la organización de manera que la organización pueda seguir funcionando en caso de graves alteraciones.
• Reducir los riesgos de pérdida de datos o de destrucción de los documentos.
• Apoyar y documentar las actividades de investigación presentes y futuras, las realizaciones, los resultados, así como la investigación histórica, etc.

• El incumplimiento de los requisitos legislativos y normativos.
• La desacreditación de la institución y el daño a su reputación.
• Incapacidad para proporcionar prueba de las actividades de la organización y la correspondiente rendición de cuentas.
• Pérdida de evidencia de la actividad organizativa.
• Duplicación de esfuerzos y mal manejo de recursos y activos.
• Eliminación y destrucción ilegal de sus documentos.
• Incapacidad para aprovechar plenamente los datos y el conocimiento corporativo, así como todo el potencial de información y conocimiento de la organización.
• Conducción de los negocios de la organización de manera inconsistente e ineficaz.
• Planificación estratégica deficiente y malas decisiones basadas en una información inexacta.
• Pérdida de documentos esenciales o vitales ante desastres o alteraciones, etc.