Formar a todo el personal (interno y externo) en materia de gestión de documentos y archivos.

Comunicar a todo el personal de la organización la importancia que para la misma tiene una correcta gestión de los documentos y archivos.

Asignar los roles, las responsabilidades y las competencias de todo el personal de la organización que crea o gestiona documentos o participa en el sistema de gestión de los mismos.

Analizar y normalizar todos los procesos relativos a la gestión documental que se desarrollan en el seno de la misma.

Planificar estratégicamente los objetivos que se quieren alcanzar.

Diagnosticar las fortalezas y debilidades de la organización.

Comprender la misión, las funciones y las actividades de la organización y su estructura jerárquica.

Entender el contexto legal, administrativo y social en el que se desarrolla la organización.

Documentar todas las actuaciones realizadas y la propia política de gestión de documentos.

Evaluar, revisar y mejorar continuamente todas las actuaciones relativas a la propia política de gestión de documentos, a todos los procesos identificados en el SGD, así como el propio SGD.

Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) consistente y, en la medida de lo posible, automatizado.

Identificar los requisitos funcionales, normativos y administrativos necesarios para una correcta gestión y conservación de los documentos y archivos en un SGD.